Hier noch ein paar Hinweise zur Aufbewahrung von Belegen und die Gründe, warum wir bei tpb | derzeit noch davon abraten, die Originale zu vernichten.

In jedem Fall müsste, bevor eine Betriebsprüfung ins Haus steht, noch eine sog. „Verfahrensdokumentation“ erstellt werden, d.h. der gesamte Prozess vom Posteingang der Rechnung bis zur endgültigen Ablage muss detailliert in einzelnen Schritten beschrieben werden.

Vernichtung von originalen Buchungsbelegen und Originaldokumenten

Eine der häufigsten Fragen im Zusammenhang mit revisionssicheren Archivsystemen ist, ob Papierdokumente nach dem Scannen und Archivieren vernichtet werden dürfen, ohne dadurch später einen Rechtsnachteil gegenüber der Finanzverwaltung oder auch Zivilgerichten fürchten zu müssen.

Obwohl die Anforderungen an das Ersetzende Scannen durch die Behörden immer konkreter werden, ist die rechtliche Anerkennung eines gescannten Dokuments einzelfallabhängig und kann nicht generell bewertet werden.

Beispiel: Aus handelsrechtlicher und steuerrechtlicher Sicht dürfen Buchungsbelege im Wesentlichen vernichtet werden, wenn sie digitalisiert und ihre digitalen Abbilder in einem revisionssicheren Archiv abgelegt werden.

Gescannte Dokumente in Zivilprozessen unterliegen stets der freien richterlichen Beweiswürdigung. Die Bewertung der Echtheit des digitalen Dokuments kann durch eine ordnungsgemäße Archivierung und zusätzlich durch eine digitale Signatur zwar wesentlich erhöht werden.

Die Entscheidung, ob ein digitales Dokument anerkannt wird, bleibt aber einzelfallabhängig. Daher muss die Entscheidung beim Einsatz von DATEV Belege online oder einem anderen zertifizierten elektronischen Archivierungssystem über die Vernichtung von Original-(Papier-)Dokumenten einer kritischen Prüfung unterzogen werden.

Auch wenn die Entscheidung zu Gunsten der Vernichtung der Papierbelege fällt, sollte das Originaldokument fallweise zusätzlich aufbewahrt werden. Hier gilt es zu erkennen, welche wichtigen Dokumente nicht vernichtet werden dürfen.

Originaldokumente dürfen z. B. nur unter den folgenden Voraussetzungen vernichtet werden:

• Die elektronische Archivierung erfolgt nach einem den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechenden Verfahren.
• Neben den handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Vorschriften bestehen keine weiteren Vorschriften, die die Existenz der Originaldokumente verlangen.
• Es bestehen keine innerbetrieblichen Regelungen oder sonstigen organisatorischen Anforderungen, die einer Vernichtung im Wege stehen.
• Die Originalunterlagen verkörpern keine Rechte, zu deren Ausübung der Besitz des Originals notwendig ist (z. B. Wertpapiere).
• Es handelt sich nicht um Unterlagen, die als Beweismittel nur im Original anerkannt werden (z. B. Vollmachten).
• Es handelt sich nicht um Unterlagen, die ihre Funktion nur im Original erfüllen können (z. B. vollstreckbare Ausfertigungen von Vollstreckungsbescheiden).
• Es handelt sich nicht um Unterlagen, deren Vernichtung als Ungültigkeitserklärung gedeutet werden kann.
• Es besteht kein Herausgabeanspruch eines Dritten auf das Original (z. B. Scheck, Wechsel, Vollmacht).