E-Rechnung ab 2025 – Was Unternehmen jetzt wissen müssen
E-Rechnungsgesetz | EU-Richtlinie
Unternehmen sollten jetzt handeln, um ihre Systeme anzupassen und den Empfang von E-Rechnungen sicherzustellen
Bereiten Sie sich rechtzeitig auf die Umstellung zur E-Rechnung vor, um den Anforderungen ab 2025 gerecht zu werden.
Ab dem 1. Januar 2025 tritt die Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen im B2B-Bereich in Kraft. Diese Änderungen sollen die Digitalisierung vorantreiben und den Verwaltungsaufwand senken. Dieser Beitrag gibt Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Fristen und Anforderungen.
Wichtige Eckdaten zur E-Rechnungspflicht:
- Empfangspflicht: Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen in Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen.
- Versandpflicht (Übergangsregelung): Unternehmen dürfen bis Ende 2026 weiterhin Papierrechnungen versenden, benötigen aber die Zustimmung des Empfängers für Formate wie PDF.
- Verbindliche Versandpflicht: Ab 2028 müssen alle Unternehmen ihre Rechnungen im B2B-Bereich in einem elektronischen Format versenden.
Für viele Unternehmen bringt dies bedeutende Umstellungen bei der Rechnungserstellung mit sich. In der folgenden Übersicht haben wir die wichtigsten Fristen für Sie zusammengestellt.
Fristenplan für die E-Rechnungspflicht
Empfang von E-Rechnungen: Jedes Unternehmen ab 01.01.2025 ohne Ausnahme.
Versand von E-Rechnungen: Grundsätzlich jedes Unternehmen ab 01.01.2025, aber mit Übergangsregelungen:
Betroffen: steuerbare und steuerpflichtige B2B-Rechnungen im Inland. (Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise)
| Datum | Frist und Erläuterung |
| 1. Januar 2025 | Der Vorrang der Papierrechnung entfällt. Jedes Unternehmen kann E-Rechnungen versenden. In den ersten zwei Jahren dürfen Papierrechnungen versendet werden. Andere elektronische Rechnungsformate (PDF etc.) dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden. |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen >800T Euro-Vorjahresumsatz müssen B2B-E-Rechnungen versenden.
Unternehmen mit <800T Euro-Vorjahresumsatz dürfen noch sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) versenden. EDI-Verfahren dürfen unverändert eingesetzt werden. |
| 1. Januar 2028 | Alle Unternehmen sind verpflichtet, B2B-E-Rechnungen in einem elektronischen Format zu versenden. |
Worauf müssen Sie achten? Eine E-Rechnung ist mehr als ein PDF-Dokument. Sie enthält strukturierte Daten, die maschinell verarbeitet werden können. Die Formate XRechnung (rein strukturiertes XML-Format) und ZUGFeRD (hybrides Format mit PDF und XML-Daten) werden in Deutschland verwendet. Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware diese Formate unterstützt, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
Technische Umsetzung und Unterstützung Unsere Kanzlei bietet keine Software-Beratung oder -Implementierung an. Für die technische Umsetzung sollten Sie sich an Ihre IT-Abteilung oder die Anbieter Ihrer Software für die Rechnungsstellung wenden. Gerne beantworten wir jedoch Fragen zur steuerlichen Behandlung der E-Rechnung und zu den rechtlichen Anforderungen.
Weitere Details und Lösungsvorschläge finden Sie auf unserer Webseite. Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag zur DATEV SmartTransfer-Lösung, die Ihnen den Übergang erleichtern kann.